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Regno Unito: il Land Registry accetta la firma elettronica

HM Land Registry ha annunciato che presto accetterà gli atti firmati elettronicamente.

È probabile che questo si tradurrà in un significativo passaggio alle piattaforme di firma elettronica per quanto riguarda il completamento delle transazioni immobiliari.

HM Land Registry (HMLR) ha confermato che accetterà gli atti firmati elettronicamente per quelle disposizioni che devono ancora essere registrate. Anche se questo tipo di sottoscrizione è stato, da molti, ritenuto valido (soprattutto a seguito del supporto dimostrato dalla Law Commission), HMLR ha richiesto fino ad ora documenti firmati in originale, che richiedevano, per le operazioni ancora da registrare (principalmente trasferimenti, locazioni e spese registrabili), la diffusione e trasmissione di documenti in formato cartaceo. Recentemente, HMLR ha, inoltre, iniziato ad accettare copie scannerizzate di documenti firmati, anche se in circostanze limitate.

Non vi è alcuna preferenza circa la piattaforma da utilizzare per la firma elettronica, ma devono essere soddisfatti i seguenti requisiti essenziali:

  • Le parti devono aver concordato di firmare in formato elettronico;
  • Tutte le parti devono avere un esperto in materia di conveyancing che agisca per loro conto;
  • Deve essere rispettato un procedimento specifico durante l’impostazione del documento per la firma digitale (i dettagli del testimone devono essere inseriti prima della diffusione del documento per la firma ed è richiesta la presenza fisica del testimone, che deve assistere alla firma elettronica).
  • Al momento della firma, deve essere utilizzata l’autenticazione a due fattori (tramite l’uso di una one-time password emessa dalla piattaforma utilizzata).

Al fine di soddisfare i requisiti previsti da HMLR, l’identità dei firmatari e dei testimoni dovrà essere concordata prima dell’invio dei documenti per la firma (anche se su questo aspetto alcune piattaforme sono piuttosto flessibili) e dovranno essere forniti dei recapiti telefonici ai quali verrà inviata la one-time password.

HMLR ha, inoltre, confermato la futura adozione di “firme elettroniche qualificate”, ovvero firme apposte senza la presenza di un testimone, dove l’identità del firmatario viene verificata elettronicamente al momento della firma stessa. Tale procedura è considerata più sicura (soprattutto per le persone fisiche) ma è probabile che richieda tempi di attuazione più lunghi.

Nel frattempo, la comunicazione resa da HMLR promette un cambiamento positivo, finalizzato a facilitare le transazioni nella prassi moderna.

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